Tjänsteplanering – ett tidskrävande verktyg

Tjänsteplanering handlar om att belysa och i viss mån besvara frågor som hur många vi behöver vara på vår arbetsplats eller hur vi prioriterar våra arbetsuppgifter. Den kan också hjälpa oss att se vilka och hur många av arbetsuppgifterna som är möjliga/rimliga att hinna med inom ramarna för den givna arbetstiden. Jag kan ta stöd av tjänsteplaneringen för att lättare ställa de förutsättningar som finns och de förutsättningar som krävs på arbetsplatsen mot min möjlighet att faktiskt genomföra de arbetsuppgifter min arbetsgivare ålagt mig.

Sveriges Lärare har en checklista för tjänsteplanering. Den ser ut som följer:

• Lista dina arbetsuppgifter
• Prioritera arbetsuppgifterna
• Tidsätt arbetsuppgifterna
• Summera och analysera din belastning

När det är klart har jag ett underlag jag kan använda för att diskutera med min chef på medarbetarsamtalet, eller närhelst förutsättningarna förändrats. Här skriver Sveriges Lärare följande:

“Tycker ni båda att ditt uppdrag och dina förutsättningar ser rimliga ut är det bra. Men om ni inte tycker lika så ska du vara noga med att göra det tydligt. Det är viktigt att dokumentera vad ni tagit upp och kommit fram till, till exempel om det finns risk att planeringen inte håller.”

Sveriges Lärare, ”Prata med chefen, ombud och kollegor”

Lista dina arbetsuppgifter

Vilka är mina arbetsuppgifter, egentligen? Jag sätter mig ner för att börja skriva min tjänsteplanering.

Få se… Jag skriver “Arbete i barngrupp”. Är det en punkt? Eller ska jag dela upp det? Vi har planerad undervisning, spontan undervisning, fri lek inomhus och uteaktiviteter. Planering och pedagogisk utvecklingstid/reflektion har vi också. Blöjbyten, snortorkning, tröst och byggande av trygga relationer kan jag sammanfatta som “omsorg”. Pedagogiska måltider måste också vara med. Ta emot och lämna barnen är ett specifikt moment, men är det en speciell arbetsuppgift eller kan jag göra det till det en del av föräldrasamverkan? Jag är också IT-ansvarig, kontaktperson om det ska göras felanmälningar, skyddsombud – vilket även innebär att jag sitter i lokal samverkan – och just det: jag får inte glömma utvecklingssamtalen! Föräldramöten. Och så dokumentation, förstås; både den “vanliga”, vardagliga dokumentationen samt de vid behov ganska omfattande kartläggningarna av barn i behov av särskilt stöd med de extra möten som kan ingå i det. Jag är även VFU-handledare… 

Antagligen finns det mer. Men det är redan rörigt och kanske är bäst att gå vidare till det andra steget: Att ta den här listan och försöka göra rangordna mina arbetsuppgifter.

Prioritera arbetsuppgifterna

Jag dricker några koppar kaffe och försöker få någon slags ordning på alla de arbetsuppgifter jag samlat på mig i steg ett. Jag ska förstås utgå från mitt kärnuppdrag som lärare i förskola: Att undervisa. Personliga pedagogiska preferenser får stå tillbaka.

Efter viss möda får jag ihop en slags prioritetsordning (tidsangivelserna inom hakparentes hör till nästa avsnitt):

1. Planerad undervisning [6 timmar 30 minuter]
2. Övrig pedagogisk tid i barngrupp (inklusive spontana undervisningstillfällen) [7 timmar 25 minuter]
3. Gemensam planering inklusive dokumentation [2 timmar]
4. Individuell “pedagogisk utvecklingstid”/reflektion inklusive dokumentation [2 timmar]
5. Omsorg och tillsyn (blöjbyten, pedagogiska måltider, vilor, trösta och fostra) [19 timmar 45 minuter]
6. Föräldrasamverkan (utvecklingssamtal, föräldramöte, hämtnings- och lämningskontakter) [1 timme 15 minuter]
7. Deltagande på möten (APT, förskollärarforum) [30 min]
8. Skyddsombudsuppdraget inklusive skyddsronder, lokal samverkan, medlemskontakter [15 minuter]
9. VFU-handledare och -samordnare [Ingen student detta läsår = 0 minuter]
10. Kringuppgifter som inte kräver förskollärarkompetens (IT-ansvar, felanmälningar) [ingen tidsangivelse]
11. Deltagande i centralt anordnade kompetenshöjande insatser [20 minuter]

Tidsätt arbetsuppgifterna

Nu ska jag försöka ange vilken tidsåtgång respektive uppgift kräver. Det kommer att bli svårt! För att undvika de svåra frågorna om vad som är ”planerad undervisning” respektive ”övrig pedagogisk tid” börjar jag med punkterna tre och fyra som behandlar min planeringstid. 

På min arbetsplats har vi förskollärare tre timmar individuell planeringstid utanför schemat plus 90 minuters schemalagd tid för gemensam arbetslagsplanering/-reflektion varje vecka; totalt 4,5 timmar. Det ger 35,5 timmar i barngrupp, förutsatt att en jobbar heltid.

Men det vet var och en som jobbar i det här yrket att så här enkelt är det ju inte. Av de tio arbetsuppgifter jag listat ovan, ska jag åtminstone fördela punkterna tre, fyra, sex och sju på planeringstiden – helt eller delvis. Jag börjar med att lägga två timmar på gemensam arbetslagsplanering. Ytterligare knappt två timmar består av individuell planeringstid och den sista halvtimmen får bli ett uppsamlingsheat för personalmöten, nätverksträffar och föräldrasamverkan. Jag skriver in tidsåtgången i arbetsuppgiftslistan ovan.

Nu kan jag försöka tidsätta resten av mina arbetsuppgifter. Jag räknar ner från de 35,5 timmar jag har kvar i potten för att se vad som händer:

• Hallkontakter: 1 tim 15 min. 
• Mellan ca 9-11, tisdag – torsdag, har vi undervisning i olika grupper. Måndagar och fredagar blir den tiden av organisatoriska skäl högst 15-20 minuter. Totalt 6,5 timmar planerad undervisning, alltså.
• Måltiderna tar ca 30 minuter i anspråk. Det ger ett snitt på 5,5 timmar.
• Läs- och sovvilor. Ihopslaget blir det ungefär 8 timmar/vecka.
• Kompetensinsatser. Detta läsår går jag en digitaliseringskurs motsvarande 20 minuter/vecka.

Den svårberäknade variabla tiden

Jag har nu 13 timmar och 55 minuter kvar att framförallt fördela mellan “övrig pedagogisk tid” och omsorg. Det kan låta som mycket tid, men det är en sanning med modifikation. Jag har fortfarande saker kvar att lägga in i tjänsteplaneringen. 

Framförallt gäller det uppdragen som skyddsombud och VFU-handledare. Skyddsombudet ska ges den tid som krävs för uppdraget och det är förstås svårt att räkna ut på förhand. Våra samverkansmöten är dock få och tar därför inte särskilt mycket tid i anspråk. Och om arbetsgivaren sköter sig behöver jag inte göra så mycket. Ombudsuppdraget får 15 minuter/vecka. Det är förvisso mycket lågt räknat, men så ingår inte heller utbildningar och möten, då jag har rätt att ta ledigt för sådant. På liknande sätt styr tillgången till studenter och var i utbildingen de befinner sig VFU-handledarrollen. I nuläget har jag ingen student, så jag sätter en nolla där.

Jag har inte heller satt någon tidsangivelse på punkt nio: Kringuppgifter. Ärligt talat tar inte kringuppgifterna särskilt mycket tid. Däremot tenderar jag att bli störd och känna mig avbruten när kollegor kommer och larmar om något jag behöver åtgärda – oftast akut – vilket minskar den tid jag redan avsatt åt andra arbetsuppgifter. Det blir ett både organisatoriskt och tidsmässigt dilemma. Jag kan inte mäta tidsåtgången, samtidigt som uppgifterna i sig innebär en generell kvalitetssänkning. 

Kvar är att fördela resterande tid mellan övrig pedagogisk tid och barnomsorg. Hur gör jag det på bästa sätt? Här hade jag varit hjälpt av schabloner. Nu gissar jag istället att jag under en vecka byter blöjor i 4 timmar, klär av/på barn i ca en och en halv timme och tvättar händer i kanske 45 minuter. Jag lägger till 6 timmar och 15 minuter i punkt 5 och lägger resten på “övrig pedagogisk tid i barngrupp”.

Summera och analysera din belastning

Nu är jag klar! Fördelningen ser ganska rimlig ut. Jag blev inledningsvis förvånad över att planerad undervisning bara omfattar 6,5 timme, men så minns jag att jag bara räknat med de riktade insatserna: när vi jobbar i våra bestämda grupper. Slår jag ihop punkt 1 och 2 blir det istället nästan 14 timmar pedagogiskt arbete i veckan – att jämföra med omsorgsuppdraget, som jag givit 19,75 timmar. Summerat ägnar jag 33 timmar och 40 minuter/vecka åt barngruppen. Hurra ändå!

Jag blir också förvånad när jag konstaterar att jag har tillgång till 4 timmar planeringstid i veckan. Ärligt talat trodde jag det skulle vara mindre kvar när alla andra arbetsuppgifter blivit listade och tidsatta. Jag måste dock erkänna att det är en sak att lista sina uppgifter på det här sättet och att försöka göra ett schema där var sak har sin plats.

Jag kan inte alltid vänta till på fredag innan jag felanmäler ytterdörren, eller låta Johans bajsblöja vara tills det är dags för “Potterian” att öppna om en timme. Vi jobbar i en organisk miljö där schemat på sin höjd går att formulera i en grundstruktur om “vem gör vad”, men kanske inte “när och hur”. Det är lätt hänt att jag använder planeringstiden till uppgifter som är egna poster i tjänsteplaneringen, vilket förstås inte är syftet. En fråga att fundera vidare på om jag ska lyfta det här till en mer konkret nivå blir därför:

Hur skulle ett teoretiskt schema kunna se ut om det bygger på min tjänsteplanering?

Avslutning

Att göra sin tjänsteplanering kan ta tid och bitvis upplevas omöjligt. Det har tagit mig åtminstone ett par veckor att göra klart min. Kanske leder den inte ens till något konkret resultat. Men å andra sidan kanske det värdefulla inte är den färdiga listan med prioriterade och tidsatta arbetsuppgifter, utan den reflektion över densamma som jag tvingats göra under tiden. Att räkna, räkna om och räkna om igen för att försöka få svart på vitt att “jo, det är såhär det ser ut”. Jag är inte heller säker på att mina tidsuträkningar och kategorier är de bästa. (Kanske har du som läser detta några andra förslag? Dela gärna med dig i så fall!)

Jag skulle ändå vilja rekommendera alla som är nyfikna på var tiden tar vägen att försöka göra en egen tjänsteplanering. Mest vill jag rekommendera det till den som känner att hen varken har tid eller energi att göra den. Men jag förstår samtidigt att det är en i många fall orimlig rekommendation.

Med det i bakhuvudet vill jag avsluta det här lite för långa inlägget med en rekommendation även till Sveriges Lärare: Hjälp oss hjälpa oss själva! Om ni verkligen ser tjänsteplanering som ett värdefullt verktyg för oss förskollärare behöver ni underlätta för oss. Ni kan komplettera checklistan med en nedladdnings- och ifyllbar mall. Ni kan skapa schabloner anpassade till förskolans verklighet, så att inte alla måste sitta som mig och slita mitt hår över frågor som vilken arbetsuppgift hämtningar/lämningar ingår i (är det föräldrasamverkan?), eller hur mycket tid som är rimligt att tänka att ett genomsnittligt blöjbyte tar och hur många blöjor ett barn byter på en dag.

Tjänsteplaneringen kan bli ett användbart verktyg. Men i nuläget är den tyvärr inte anpassad för oss i förskolan.